L’archivage physique et numérique est devenu un enjeu stratégique pour les entreprises comme pour les institutions publiques. Et pour cause : la gestion documentaire et le traitement de l’information sont des secteurs en plein essor et essentiels à toute organisation. Face à ce contexte, les experts de l’archivage doivent faire preuve de la plus grande attention à l’égard de leurs clients en leur fournissant un service à la qualité irréprochable. La certification permet aux acteurs du marché de le prouver.
« La norme est un gage de qualité et de sécurité », assure Philippe Rocuet, Directeur Général de Pro Archives Systemes. « C’est une vraie volonté de notre part de montrer que la qualité prime sur tout. Nos clients et les prospects y sont très sensibles car cela garantit des modes opératoires basés sur des process suivis et respectés. »
Les normes : un instrument privilégié
Directeur général de Pro Archives Systèmes
La norme est définie par l’AFNOR comme « un cadre de référence qui fournit des lignes directrices, des prescriptions techniques ou qualitatives pour des produits, services ou pratiques, et ce dans le respect de l’intérêt général ». Elle est le fruit d’une co-production entre les entreprises qui proposent des services et des produits et les clients qui cherchent à obtenir les meilleures garanties. Toute organisation peut ou non l’utiliser et s’y référer. « Plus l’entreprise peut justifier de l’obtention de normes, plus le client la respecte et lui fait confiance », assure Philippe Rocuet.
Les normes constituent donc un instrument privilégié tant pour les prestataires professionnels que pour les clients en quête de gage de qualité. Elles permettent notamment d’identifier et de différencier les services proposés par les différents prestataires pour un service ou un produit donné et favorisent donc une concurrence loyale. Les normes prémunissent également les clients contre les prestations non conformes. Côté prestataires, elles leur permettent d’exercer leur activité en s’appuyant sur des prescriptions techniques clairement définies et favorisent ainsi la communication entre eux et les clients.
Des normes incontournables
Pro Archives Systemes, filiale du Groupe MOBILITAS, a ainsi été l’un des premiers groupes à obtenir la norme AFNOR NF Z 40-350, créée en 2001. Elle porte sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée des documents comme les enlèvements des archives, les inventaires, les modalités de conservation ou encore la gestion des communications.
Elle a été élaborée à l’initiative de l’association PAGE (Association des prestataires en archivage et gestion externalisée) dans le cadre d’une commission de normalisation regroupant des entreprises d’archivage, des experts des questions archivistiques, comme la direction des archives de France et l’Association des archivistes français, et des archivistes d’établissements publics et d’entreprises. Elle vise à engager la profession dans une démarche générale de qualité. Une nouvelle version de cette norme, demandée dans tous les appels d’offres, même publics, doit voir le jour en 2021.
Toujours dans le domaine de l’archivage physique, la norme ISO 9001 est importante. Elle définit les critères applicables à un système de management de la qualité. Elle repose sur un certain nombre de principes, comme une forte orientation client, la motivation et l’engagement de la direction envers la qualité ou encore une approche processus. « Indicateurs qualité, contrats de partenariat avec le client, clause de réversibilité ou encore respect du RGPD sont autant d’éléments que doivent respecter les entreprises qui détiennent cette norme », complète Philippe Rocuet. Pro Archives Systèmes la détient depuis 1996 et est passé sous la version ISO 9001-2015 en octobre 2016, pour ses activités de conception, développement, conseil en organisation et prestations en archivistique et archivage, numérisation et indexation documentaire.
Une nécessité de certifier face aux enjeux sociétaux
La préservation de l’environnement faisant partie des préoccupations de chaque entreprise, il est possible d’obtenir la norme environnementale ISO 14001. Elle repose sur le principe d’amélioration continue de la performance environnementale de l’entreprise par la maitrise des impacts liée à l’activité. « Si l’obtenir représente un fort investissement de la part de l’entreprise, elle est devenue une norme inhérente au métier d’archivage », assure Philippe Rocuet.
Sur le plan de la sécurité, la norme ISO 27001 certifie un système d’information. Elle spécifie les exigences relatives aux systèmes de management de la sécurité des informations (SMSI) et facilite le management de la sécurité d’actifs sensibles tels que les données financières, les documents de propriété intellectuelle, les données relatives au personnel ou les informations confiées par des tiers.
Valeur probante et archivage numérique
Face au développement de l’archivage numérique, de nombreuses normes ont aussi vu le jour et ont été rapidement adoptées par les entreprises comme gage de qualité. La norme NF Z 42-026 porte sur la définition et les spécifications des « prestations de numérisation fidèle de documents ». Elle précise les conditions dans lesquelles doit être numérisé un document afin de permettre une équivalence entre le support papier et le format numérique. Cette certification permet d’avoir une chaîne de numérisation approuvée et de donner valeur probante aux documents.
La mise en œuvre d’un système d’archivage électronique étant une opération complexe, la norme NF Z 42-013 propose d’en exposer les bonnes pratiques afin de construire une solution robuste, qui assurera la conservation des actifs informationnels de l’entreprise en toute sécurité. Elle détaille un ensemble d’exigences et de recommandations fonctionnelles, organisationnelles et d’infrastructure pour la conception et l’exploitation d’un système d’archivage électronique (SAE). Révisée en 2020, elle touche à des sujets comme les fonctions de l’archivage électronique, le versement des documents ou encore l’interopérabilité du SAE.
Des bonnes pratiques ancrées
« Détenir ces deux normes sur l’archivage numérique constitue un coût, mais fait une vraie différence de supériorité sur le marché », précise Philippe Rocuet. « D’ici à dix ans, les tiers archivistes en auront besoin pour donner une image d’un engagement sociétal fort auprès des clients ».
Après plus de 10 ans d’engagement Qualité, les bonnes pratiques sont désormais ancrées dans les activités opérationnelles quotidiennes des équipes de Pro Archives Systemes. Un engagement qui permet de fournir des services de gestion des archives toujours plus innovants et performants à leurs clients. Pour Philippe Rocuet, l’essentiel se résume en une phrase : « leur satisfaction est au cœur de nos priorités ».
Vous avez besoin d’un accompagnement ou besoin de conseils pour préparer votre archivage ? Vous pouvez contacter Pro Archives Systèmes pour vos solutions physiques et numériques : Philippe Rocuet, p.rocuet@proas.fr
