Pierre angulaire de l’architecture des donn\u00e9es de votre entreprise, la GED facilite la gestion et l’exploitation des flux documentaires, quelle que soit leur origine : lettres papier num\u00e9ris\u00e9es, courriers \u00e9lectroniques, documents Word et feuilles de calcul. Elle peut m\u00eame g\u00e9rer les documents issus de la num\u00e9risation des processus de l’entreprise ou des progiciels de gestion.<\/p>\n
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\u00c0 quoi sert la GED ?<\/h2>\n
La GED constitue l\u2019outil par excellence pour gagner en fluidit\u00e9 op\u00e9rationnelle. Son premier objectif est d\u2019am\u00e9liorer l\u2019efficacit\u00e9 des traitements des processus documentaires gr\u00e2ce \u00e0 leur automatisation.<\/p>\n
Cette \u00e9tape permet ainsi d\u2019optimiser les co\u00fbts de traitement en r\u00e9duisant le temps de recherche des documents, la saisie des donn\u00e9es, le tri, les co\u00fbts d’impression et d’affranchissement. \u00a0Les collaborateurs ont acc\u00e8s plus rapidement aux documents, peu importe l\u2019heure et l\u2019endroit o\u00f9 ils se trouvent. Un moyen de diminuer les erreurs et d\u2019am\u00e9liorer la productivit\u00e9 de chacun.<\/p>\n
Gr\u00e2ce \u00e0 une organisation rigoureuse et \u00e0 une tra\u00e7abilit\u00e9 assur\u00e9e, la GED r\u00e9duit \u00e9galement le risque de perte de documents et de donn\u00e9es.<\/p>\n
La GED permet de mieux s\u00e9curiser les documents, avec un meilleur contr\u00f4le des droits d\u2019acc\u00e8s aux collaborateurs, qui pourront soit consulter, soit t\u00e9l\u00e9charger un document, soit le valider ou encore le supprimer, selon son statut.<\/p>\n
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Comment cela fonctionne<\/h2>\n
![\"How](\"\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/how-edm-works-business.jpg\")
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Bien que la GED s’int\u00e8gre la plupart du temps de mani\u00e8re transparente au syst\u00e8me d\u2019information de l\u2019entreprise – soit en mode Saas, soit via un serveur local – vous devrez choisir le type de GED le mieux adapt\u00e9 \u00e0 votre entreprise.<\/p>\n
La GED offre tout d\u2019abord la possibilit\u00e9 de capturer num\u00e9riquement des documents sur papiers ou d\u2019autres sources, soit par num\u00e9risation, soit par la technologie OCR (reconnaissance optique de caract\u00e8res)<\/a>. Comme les documents viennent de sources tr\u00e8s diff\u00e9rentes, la GED con\u00e7oit un espace num\u00e9rique unique en synchronisant les applicatifs m\u00e9tiers utilis\u00e9s par les diff\u00e9rents services de l\u2019entreprise.<\/p>\n Ensuite, elle proc\u00e8de \u00e0 une indexation et \u00e0 la mise en place d\u2019un syst\u00e8me de recherche des documents, qui inclut notamment un marquage avec des mots-cl\u00e9s et des informations sur le document et l\u2019auteur. Trois op\u00e9rations ont lieu sur les documents num\u00e9riques\u00a0: le classement, le r\u00e9f\u00e9rencement et l\u2019indexation. Ces trois traitements aboutissent \u00e0 une description pr\u00e9cise du document et facilitent la recherche. La description comprend toutes les m\u00e9tadonn\u00e9es techniques et celles li\u00e9es aux workflows.<\/p>\n Une fois index\u00e9s, les documents sont stock\u00e9s de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e, gr\u00e2ce \u00e0 un syst\u00e8me d\u2019autorisation, selon les profils des collaborateurs et leurs fonctions. Il assure un suivi pr\u00e9cis des modifications apport\u00e9es aux documents et permet ainsi aux entreprises de garder le contr\u00f4le des versions notamment sur les dossiers importants. L\u2019entreprise doit veiller \u00e0 dimensionner des serveurs de stockage en ligne adapt\u00e9s au volume actuel et futur n\u00e9cessaire.<\/p>\n Si la GED permet l\u2019archivage de mani\u00e8re temporaire des documents durant leur phase d\u2019utilisation et a pour objectif de partager l\u2019information, seul un service d\u2019archivage \u00e9lectronique<\/a> \u00e0 valeur probante permet de conserver de mani\u00e8re l\u00e9gale et p\u00e9renne les documents en conformit\u00e9 avec la norme NF Z 42-013. C\u2019est pourquoi, dans les faits, les entreprises utilisent une GED associ\u00e9e \u00e0 un SAE, car lui seul garantit la disponibilit\u00e9, la confidentialit\u00e9 et la p\u00e9rennit\u00e9 du document.<\/p>\n En fonction des entreprises et de leurs besoins, les fonctionnalit\u00e9s de la GED varient. Il est ainsi possible de mettre en place des tableaux de bord de suivi, un syst\u00e8me de signature \u00e9lectronique pour certifier la valeur d\u2019un document ou encore des m\u00e9thodes de diffusion des documents.<\/p>\n <\/p>\n Opter pour la GED constitue une \u00e9tape devenue indispensable pour une meilleure d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents. Cette nouvelle \u00e8re num\u00e9rique, qui passe \u00e9galement par la signature \u00e9lectronique et le recours \u00e0 un SAE, n\u00e9cessite un traitement des donn\u00e9es plus intelligent et dynamique qu\u2019offre la GED, \u00e0 travers des solutions, des interfaces et des portails personnalis\u00e9s.<\/p>\n Gr\u00e2ce \u00e0 la transformation num\u00e9rique, et notamment la d\u00e9mat\u00e9rialisation et la GED, une nouvelle \u00e9tape a lieu et permet d\u00e9sormais de capturer, de stocker, de reconna\u00eetre et de s\u00e9curiser des informations et des documents de tous types de formats. Avec \u00e0 la cl\u00e9, selon les normes, la possibilit\u00e9 de d\u00e9truire des originaux papiers apr\u00e8s num\u00e9risation et de passer vers une exp\u00e9rience 100% digitale.<\/p>\n <\/p>\n Si la GED est un syst\u00e8me transversal, qui centralise l\u2019ensemble des portails de l\u2019entreprise et prend en compte l\u2019ensemble des services, chaque entreprise de chaque secteur peut avoir ses sp\u00e9cificit\u00e9s.<\/p>\n Secteur immobilier<\/strong><\/p>\n Contrats, compromis, factures, courriers ou encore \u00e9tats des lieux font partie du quotidien des professionnels de l\u2019immobilier, qui ne peuvent pas se permettre d\u2019\u00e9garer le moindre document ou de mettre plusieurs heures \u00e0 le chercher. La GED facilite le stockage des documents tout en assurant la confidentialit\u00e9 \u00e0 l\u2019\u00e9gard des clients et le partage d\u2019information. La GED permet aux professionnels de l\u2019immobilier et de la construction de simplifier leurs processus m\u00e9tier et administratifs avec des workflows automatis\u00e9s.<\/p>\n Secteur notarial<\/strong><\/p>\n La conservation des documents juridiques fait partie int\u00e9grante du m\u00e9tier de notaire. Face \u00e0 cet enjeu majeur, la GED appara\u00eet comme une mani\u00e8re de stocker et d\u2019acc\u00e9der plus facilement aux documents tels qu\u2019un accord de PACS, un testament ou un proc\u00e8s-verbal. Cette d\u00e9mat\u00e9rialisation facilite le traitement des documents notamment avec la signature \u00e9lectronique, tout en conservant une tra\u00e7abilit\u00e9 renforc\u00e9e et un horodatage pr\u00e9cis.<\/p>\n Secteur des Assurances et mutuelles<\/strong><\/p>\n Les professionnels de l\u2019assurance et des mutuelles re\u00e7oivent au quotidien des flux de courriers et de documents tant de la part de leurs adh\u00e9rents que de leurs partenaires. Avec l\u2019obligation de les traiter dans des d\u00e9lais brefs. Opter pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation permet de faire face \u00e0 cette masse d\u2019\u00e9changes sur des canaux vari\u00e9s et de proc\u00e9der \u00e0 un classement automatis\u00e9 et s\u00e9curis\u00e9 des dossiers en fonction de leurs sp\u00e9cificit\u00e9s. Cette agilit\u00e9 rend la transformation de l\u2019entreprise plus efficace.<\/p>\n Secteur RH<\/strong><\/p>\n Le service des ressources humaines utilise la GED pour am\u00e9liorer l\u2019efficacit\u00e9 des processus et g\u00e9rer plus facilement l\u2019ensemble des documents RH, des dossiers de candidature et des manuels de formation aux fiches de paie et aux contrats de travail. Les fonctionnalit\u00e9s pouss\u00e9es de la GED all\u00e8gent la charge de travail des collaborateurs RH pour leur permettre de se concentrer sur les t\u00e2ches strat\u00e9giques et \u00e0 forte valeur ajout\u00e9e.<\/p>\n Secteur Public<\/strong><\/p>\n Ce secteur est confront\u00e9 \u00e0 des enjeux auxquels r\u00e9pond la GED : modernisation de ses services, optimisation des services rendus aux usagers, r\u00e9duction du recours au papier ou encore am\u00e9lioration du travail des agents. La GED apporte aux professionnels du secteur public plus de simplicit\u00e9, de rapidit\u00e9 et de proximit\u00e9 avec les citoyens.<\/p>\n <\/p>\n Pr\u00eat \u00e0 rationaliser votre gestion documentaire et \u00e0 augmenter votre productivit\u00e9 avec la GED ? <\/strong>Contactez-nous d\u00e8s aujourd’hui<\/strong><\/a>.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Qu\u2019est-ce que la gestion \u00e9lectronique des documents (GED) ? 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La GED suit … Continuer<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":12,"featured_media":8610,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":"","wds_primary_category":0},"categories":[26],"tags":[],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8613"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/12"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=8613"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8613\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":8615,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8613\/revisions\/8615"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/8610"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=8613"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=8613"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=8613"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}Pourquoi la GED repr\u00e9sente-t-elle une \u00e9tape importante dans ma transformation digitale ?<\/h2>\n
Les apports par secteur<\/h2>\n
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