{"id":8375,"date":"2024-01-11T12:11:44","date_gmt":"2024-01-11T11:11:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.mobilitas.org\/?p=8375"},"modified":"2024-01-11T12:17:22","modified_gmt":"2024-01-11T11:17:22","slug":"ged-ou-coffre-fort-electronique","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/news\/ged-ou-coffre-fort-electronique\/","title":{"rendered":"GED ou coffre-fort \u00e9lectronique : Comment choisir ?"},"content":{"rendered":"<p>\u00c0 l\u2019instar d\u2019un coffre-fort physique, son pendant, le e-coffre-fort donc, est un espace qui permet de garantir la <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/valeur-probatoire-dun-document\/\">valeur probatoire<\/a> de l\u2019ensemble des informations qui y sont int\u00e9gr\u00e9es.<\/p>\n<p>La CNIL d\u00e9finit le coffre-fort \u00e9lectronique comme \u00ab une forme sp\u00e9cifique d\u2019espace de stockage num\u00e9rique, dont l\u2019acc\u00e8s est limit\u00e9 \u00e0 son seul utilisateur et aux personnes physiques sp\u00e9cialement mandat\u00e9es par ce dernier \u00bb. Il permet ainsi d\u2019assurer la valeur probante des documents, car l\u2019acc\u00e8s aux donn\u00e9es est enti\u00e8rement contr\u00f4l\u00e9 pour garantir l\u2019authenticit\u00e9 des documents.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 class=\"bpost\">Int\u00e9grit\u00e9 et confidentialit\u00e9 avec le coffre-fort num\u00e9rique \u00e0 valeur probatoire<\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-2637 alignright lazyloaded\" style=\"margin-left: 30px; margin-top:30px;\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2024\/01\/avantages-archivage-numeriqu.jpg\" alt=\"Avantages de l'archivage num\u00e9rique pour la gestion des documents\" width=\"375\" height=\"249\" data-src=\"\/wp-content\/uploads\/2024\/01\/avantages-archivage-numeriqu.jpg\"><br \/>\n\u00c9l\u00e9ment compl\u00e9mentaire du <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/le-sae-pour-les-debutants-3-infos-cles\/\">Syst\u00e8me d\u2019Archivage Electronique<\/a> (S.A.E), le coffre-fort num\u00e9rique est un espace d\u2019\u00e9change et d\u2019archivage d\u2019informations d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es. Hautement s\u00e9curis\u00e9, il a pour fonction d\u2019archiver, d\u2019indexer et de restituer les fichiers num\u00e9riques sensibles : documents administratifs, <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/lexique\/facture-electronique\/\">factures \u00e9lectroniques<\/a>, contrats, bulletins de salaire, notes de frais, <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/tuto-siv\/\">dossiers SIV<\/a>\u2026<\/p>\n<p>Le coffre-fort \u00e9lectronique permet aux entreprises de conserver leurs donn\u00e9es num\u00e9riques en apportant plusieurs garanties\u00a0;<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Int\u00e9grit\u00e9 et authenticit\u00e9<\/strong>\u202f: Lors du d\u00e9p\u00f4t dans le coffre \u00e9lectronique, une empreinte num\u00e9rique est cr\u00e9\u00e9e, les documents ne sont plus modifiables.<\/li>\n<li><strong>P\u00e9rennit\u00e9<\/strong> : Les documents int\u00e9gr\u00e9s sont accessibles pendant toute la dur\u00e9e de conservation gr\u00e2ce aux contr\u00f4les p\u00e9riodiques et \u00e0 une duplication du stockage afin de pr\u00e9venir toute perte de donn\u00e9es.<\/li>\n<li><strong>Confidentialit\u00e9<\/strong><strong>: <\/strong>via un cryptage des donn\u00e9es et un contr\u00f4le d\u2019acc\u00e8s par habilitations.<\/li>\n<li><strong>Tra\u00e7abilit\u00e9<\/strong>\u202f: Toutes les activit\u00e9s sont enregistr\u00e9es (l\u2019historique des utilisateurs connexion, consultation\u2026).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Le <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/lexique\/coffre-fort-numerique\/\">coffre-fort num\u00e9rique<\/a> est encadr\u00e9 par la norme NF Z42-020. Les modalit\u00e9s et les crit\u00e8res de sa mise en place sont strictement d\u00e9finis par deux d\u00e9crets n\u00b02018-418 du 30 mai 2018 et n\u00b02018-853 du 5 octobre 2018.<\/p>\n<p>Si l\u2019usage d\u2019un coffre-fort num\u00e9rique est de garantir la valeur probatoire des documents conserv\u00e9s, il ne peut pas servir \u00e0 la gestion courante des documents d\u2019une entreprise.<\/p>\n<p>Le coffre-fort \u00e9lectronique rencontre un vrai succ\u00e8s \u00e0 l\u2019heure o\u00f9 de plus en plus de documents sont d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s. <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/lexique\/archivage\/\">S\u00e9curiser l\u2019archivage des donn\u00e9es<\/a> est un enjeu essentiel pour p\u00e9renniser l\u2019activit\u00e9 de toutes les entreprises.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 class=\"bpost\">La GED pour la gestion quotidienne des documents dans l\u2019entreprise<\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-2637 alignright lazyloaded\" style=\"margin-left: 30px; margin-top:30px;\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2024\/01\/systemes-polyvalents-gestion-documents.jpg\" alt=\"Les diff\u00e9rents syst\u00e8mes de gestion documentaire disponibles\" width=\"375\" height=\"249\" data-src=\"\/wp-content\/uploads\/2024\/01\/systemes-polyvalents-gestion-documents.jpg\"><br \/>\nLa <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/lexique\/ged-gestion-electronique-de-documents\/\">gestion \u00e9lectronique des documents<\/a> (GED) de son c\u00f4t\u00e9 est un logiciel informatique dont l\u2019objectif est justement l\u2019organisation des documents num\u00e9riques en cours d\u2019utilisation et modifiables par les diff\u00e9rents salari\u00e9s dans l\u2019entreprise. La GED est l\u2019espace centralis\u00e9 dans lequel les documents peuvent \u00eatre stock\u00e9s, class\u00e9s et partag\u00e9s.\u00a0Sa vocation n\u2019est pas d\u2019assurer la conservation des documents en apportant des garanties sur leur authenticit\u00e9 ni sur leur p\u00e9rennit\u00e9 \u00e0 long terme.<\/p>\n<p>Utiliser une gestion \u00e9lectronique des documents offre de nombreux avantages\u00a0: faciliter la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents durant tout leur cycle de vie.<\/p>\n<p>Mais elle sert avant tout \u00e0 am\u00e9liorer la productivit\u00e9 des collaborateurs au sein d\u2019un m\u00eame service en fluidifiant l\u2019\u00e9change, le partage et la manipulation des informations, par exemple pour la gestion des diff\u00e9rentes versions d\u2019un m\u00eame document num\u00e9rique.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 class=\"bpost\">Principales diff\u00e9rences entre la GED et le coffre-fort \u00e9lectronique<\/h2>\n<p>La GED permet une optimisation de la gestion des documents, mais \u00e9galement de leur exploitation par des moyens \u00e9lectroniques (capture, traitement, classement, stockage, workflows etc.) et quelles que soient leurs sources : courriers, emails, documents de type Word, Excel, OpenOffice, et autres documents issus de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des processus d\u2019entreprises ou des progiciels m\u00e9tier (outils de gestion, plannings, comptabilit\u00e9, ressources humaines, achats, etc.). La gestion des documents au sein de l\u2019entreprise est fiabilis\u00e9e et permet de r\u00e9aliser des gains de productivit\u00e9 tout en r\u00e9duisant le risque d\u2019erreur ou d\u2019oubli.<\/p>\n<p>Le coffre-fort \u00e9lectronique quant \u00e0 lui s\u00e9curise l\u2019archivage des donn\u00e9es num\u00e9riques et prot\u00e8ge l\u2019entreprise en apportant tous les \u00e9l\u00e9ments \u00ab de preuve \u00bb qui pourront, le moment venu, venir \u00e9tayer la validit\u00e9 des documents.<\/p>\n<p>Les deux solutions sont donc bien distinctes, mais avant tout compl\u00e9mentaires en termes d\u2019utilit\u00e9. La GED permet la production de plusieurs versions sans objectif de pr\u00e9servation au-del\u00e0 de la dur\u00e9e d\u2019utilisation. Alors que le coffre-fort \u00e9lectronique doit permettre l\u2019acc\u00e8s et la restitution \u00e0 l\u2019identique d\u2019un document authentique, int\u00e8gre et lisible.<\/p>\n<p>En termes de destruction des documents aussi, des diff\u00e9rences sont notables. La GED permet la destruction des documents par les auteurs, alors que le coffre-fort l\u2019interdit en dehors d\u2019un contr\u00f4le strict.<\/p>\n<p>Vous souhaitez optimiser votre gestion documentaire dans votre entreprise\u00a0?<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.ags-archivage.com\/nous-contacter\/\">\u00c9changez avec un de nos experts AGS Records Management<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00c0 l\u2019instar d\u2019un coffre-fort physique, son pendant, le e-coffre-fort donc, est un espace qui permet de garantir la valeur probatoire de l\u2019ensemble des informations qui y sont int\u00e9gr\u00e9es. La CNIL d\u00e9finit le coffre-fort \u00e9lectronique comme \u00ab une forme sp\u00e9cifique d\u2019espace de stockage num\u00e9rique, dont l\u2019acc\u00e8s est limit\u00e9 \u00e0 son seul utilisateur et aux personnes physiques &hellip; <a href=\"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/news\/ged-ou-coffre-fort-electronique\/\">Continuer<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":16,"featured_media":8365,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":"","wds_primary_category":0},"categories":[26],"tags":[],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8375"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/16"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=8375"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8375\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":8376,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8375\/revisions\/8376"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/8365"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=8375"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=8375"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=8375"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}