La CCI de Bayonne Pays Basque g\u00e9rait alors en interne l\u2019ensemble de ses archives et \u00e9tait aussi en charge de l\u2019exploitation ou de la gestion d\u2019autres institutions comme le Centre consultation de formation, l\u2019\u00c9cole sup\u00e9rieure des technologies industrielles avanc\u00e9es (ESTIA), le Port de Saint-Jean-de-Luz Ciboure ou encore l\u2019H\u00f4tel Consulaire. Au total, les documents repr\u00e9sentent alors 2175 ml r\u00e9partis dans les diff\u00e9rents services et les salles d\u2019archives de la CCI.<\/p>\n
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\u00ab\u00a0Un sujet de pr\u00e9occupation\u00a0\u00bb<\/h2>\n
Mais apr\u00e8s le d\u00e9part de ce sp\u00e9cialiste en 2019, chaque service de la CCI s\u2019est occup\u00e9 de ses propres documents de mani\u00e8re d\u00e9centralis\u00e9e.<\/p>\n
\u00ab Depuis le d\u00e9part de l’archiviste, la gestion des archives est devenue un sujet de pr\u00e9occupation, assure Cathy Biscay-Bordenave, Directrice des Ressources humaines de la CCI de Bayonne. Sans r\u00e9f\u00e9rent ni proc\u00e9dures clairement d\u00e9finies, le traitement, le suivi ainsi que l’archivage des documents n\u2019\u00e9taient plus correctement r\u00e9alis\u00e9s \u00bb.<\/em><\/p>\n Elle cherchait \u00e0 conna\u00eetre les points forts et les points d\u2019am\u00e9lioration li\u00e9s au fonctionnement des utilisateurs des diff\u00e9rents services et \u00eatre accompagn\u00e9e par des archivistes experts et exp\u00e9riment\u00e9s dans la gestion de projets similaires.<\/p>\n <\/p>\n Son objectif \u00e9tait de mettre en place des solutions adapt\u00e9es s\u00e9curisant l\u2019archivage de documents et permettant une optimisation de la gestion quotidienne des archives avec un suivi r\u00e9gulier et le d\u00e9ploiement de solutions num\u00e9riques<\/a> pour fluidifier le partage d\u2019informations.<\/p>\n Dans le respect du cadre l\u00e9gal et r\u00e9glementaire, la CCI cherchait une solution p\u00e9renne pour structurer ses fonds d\u2019archives et se pr\u00e9munir des risques li\u00e9s \u00e0 un manquement d\u2019ordre r\u00e9glementaire.<\/p>\n Les \u00e9quipes d\u2019AGS ont donc pris en compte ses demandes et ont travaill\u00e9 \u00e0 une strat\u00e9gie globale<\/a> pour les archives de la CCI.<\/p>\n <\/p>\n Dans un premier temps, les \u00e9quipes ont men\u00e9 un travail d\u2019audit de l\u2019organisation, avec le recueil du fonctionnement des pratiques existantes, au travers d\u2019entretiens avec les services producteurs. Elles ont \u00e9galement analys\u00e9 avec pr\u00e9cision les stocks de documents et leurs conditions de conservation avant d\u2019\u00e9laborer des priorit\u00e9s d\u2019actions.<\/p>\n Ensuite est venu le temps de la mise en place d\u2019un syst\u00e8me d\u2019archivage efficient. Les \u00e9quipes du P\u00f4le Archives Conseil sont intervenues pour mettre en place les proc\u00e9dures adapt\u00e9es au cycle de vie du document, pour maintenir une organisation rationnelle des locaux, pour faciliter et simplifier la gestion de l\u2019archivage.<\/p>\n \u00ab\u00a0AGS ARCHIVAGE a r\u00e9pondu \u00e0 nos attentes de fa\u00e7on extr\u00eamement professionnelle en nous apportant des pr\u00e9conisations d’actions \u00e0 mener \u00e0 court, moyen et long terme pour agir concr\u00e8tement sur la gestion de nos archives, pr\u00e9cise Cathy Biscay-Bordenave. Les \u00e9quipes AGS Archivage m’ont aid\u00e9 moi, en tant que DRH sans connaissances du sujet, \u00e0 objectiver la situation\u00a0\u00bb. <\/em><\/p>\n <\/p>\n En \u00e9troite collaboration avec les Archives d\u00e9partementales, les archivistes AGS ARCHIVAGE accompagnent la CCI pour rationaliser l’espace de stockage afin d\u2019assurer une gestion p\u00e9renne des archives sur le long terme.<\/p>\n C\u00f4t\u00e9 maitrise des risques, le travail d\u2019AGS permet de structurer les fonds documentaires, de s\u00e9curiser l\u2019archivage des documents<\/a> de la CCI et induit une facilit\u00e9 d\u2019exploitation administrative des fonds. Les \u00e9quipes d\u2019AGS conseillent et accompagnent la CCI dans sa transition digitale<\/a> de la gestion documentaire.<\/p>\n Les solutions apport\u00e9es par AGS induisent une p\u00e9rennit\u00e9 du fonctionnement de l\u2019archivage, la r\u00e9duction du volume conserv\u00e9 par l\u2019optimisation des destructions et la cr\u00e9ation de syst\u00e8mes de classement informatis\u00e9s. De quoi assurer une strat\u00e9gie sur le long terme efficace et personnalis\u00e9e \u00e0 la CCI Bayonne Pays Basque.<\/p>\n Vous souhaitez structurer et optimiser votre gestion documentaire\u00a0? \u00c9changez avec un de nos experts pour faire le point sur vos besoins<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"![\"\"](\"https:\/\/staging.ags-archivage.com\/wp-content\/uploads\/sites\/5\/2022\/03\/cci_bayonne.jpg\")
Face \u00e0 ce d\u00e9fi, la CCI de Bayonne Pays Basque souhaitait b\u00e9n\u00e9ficier de l\u2019expertise de sp\u00e9cialistes en gestion documentaire<\/a> afin de dresser un \u00e9tat des lieux des pratiques archivistiques de ses diff\u00e9rents services via un diagnostic d\u2019identification des risques.<\/p>\nLa n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019un diagnostic par des experts<\/h2>\n
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\u00ab Nous cherchions des archivistes ind\u00e9pendants pour nous aider \u00e0 poser un diagnostic sur nos pratiques archivistiques, souligne Cathy Biscay-Bordenave. Les Archives d\u00e9partementales nous ont conseill\u00e9 de nous rapprocher de soci\u00e9t\u00e9s d\u2019archivage. AGS ARCHIVAGE, prestataire sp\u00e9cialiste dans la gestion documentaire, s’est impos\u00e9 comme LA bonne solution<\/a>. \u00bb<\/em><\/p>\nDes pr\u00e9conisations d\u2019actions \u00e0 court, moyen et long terme<\/h2>\n
De r\u00e9els b\u00e9n\u00e9fices<\/h2>\n
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L\u2019ensemble de ces actions apporte de r\u00e9els b\u00e9n\u00e9fices \u00e0 la CCI. Sur le plan de la conformit\u00e9 r\u00e9glementaire, elles permettent le respect des dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation, la conformit\u00e9 aux exigences SIAF et la mise en place d\u2019une relation de proximit\u00e9 entre les archivistes d\u2019AGS et les Archives d\u00e9partementales.<\/p>\n