{"id":3291,"date":"2021-11-16T10:55:42","date_gmt":"2021-11-16T10:55:42","guid":{"rendered":"https:\/\/www.mobilitas.org\/news\/archivage-physique-et-numerique-limportance-des-certifications\/"},"modified":"2021-11-25T07:26:39","modified_gmt":"2021-11-25T07:26:39","slug":"archivage-physique-et-numerique-limportance-des-certifications","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/news\/archivage-physique-et-numerique-limportance-des-certifications\/","title":{"rendered":"Archivage physique et num\u00e9rique : l\u2019importance des certifications"},"content":{"rendered":"<p>L\u2019archivage physique et <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/nos-solutions\/archivage-electronique\/\">num\u00e9rique<\/a> est devenu un enjeu strat\u00e9gique pour les entreprises comme pour les institutions publiques. Et pour cause\u00a0: la gestion documentaire et le traitement de l\u2019information sont des secteurs en plein essor et essentiels \u00e0 toute organisation. Face \u00e0 ce contexte, les experts de l\u2019archivage doivent faire preuve de la plus grande attention \u00e0 l\u2019\u00e9gard de leurs clients en leur fournissant un service \u00e0 la qualit\u00e9 irr\u00e9prochable. <strong>La certification permet aux acteurs du march\u00e9 de le prouver. <\/strong><\/p>\n<p>\u00ab\u00a0<a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/infos-pratiques\/nos-partenaires\/\">La norme est un gage de qualit\u00e9 et de s\u00e9curit\u00e9 <\/a>\u00bb, assure <a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/philippe-rocuet-70846614\/?originalSubdomain=fr\">Philippe Rocuet<\/a>, Directeur G\u00e9n\u00e9ral de Pro Archives Systemes. \u00ab <strong>C\u2019est une vraie volont\u00e9 de notre part de montrer que la qualit\u00e9 prime sur tout<\/strong>. Nos clients et les prospects y sont tr\u00e8s sensibles car cela garantit des modes op\u00e9ratoires bas\u00e9s sur des process suivis et respect\u00e9s. \u00bb<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 class=\"bpost\">Les normes : un instrument privil\u00e9gi\u00e9<\/h2>\n<figure class=\"wp-caption alignright\" style=\"width: 245px;\"><img decoding=\"async\" class=\" lazyloaded\" style=\"width: 245px;\" title=\"Cl\u00e9ment Fagon, Regional Director of AGS in Asia\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/philippe-rocuet-directeur-general-de-pro-archives-systemes.jpg\" alt=\"Philippe Rocuet, Directeur g\u00e9n\u00e9ral de Pro Archives Syst\u00e8mes\" width=\"180\" height=\"245\" data-src=\"\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/philippe-rocuet-directeur-general-de-pro-archives-systemes.jpg\" \/><noscript><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_start\"><\/span><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_start\"><\/span><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_start\"><\/span><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_start\"><\/span><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" style=\"width: 201px;\" title=\"Laurent Onainty, Managing Director of Arkh\u00eanum\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/laurent-onainty-managing-director-of-arkhenum.jpg\" alt=\"Philippe Rocuet, Directeur g\u00e9n\u00e9ral de Pro Archives Syst\u00e8mes\" width=\"180\" height=\"201\" \/><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_end\"><\/span><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_end\"><\/span><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_end\"><\/span><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_end\"><\/span><\/noscript><figcaption class=\"wp-caption-text\" style=\"text-align: center; font-size: 12px;\"><strong>Philippe Rocuet<\/strong><br \/>\n<em>Directeur g\u00e9n\u00e9ral de Pro Archives Syst\u00e8mes<\/em><\/figcaption>&nbsp;<\/figure>\n<p>La norme est d\u00e9finie par l\u2019AFNOR comme \u00ab\u00a0un cadre de r\u00e9f\u00e9rence qui fournit des lignes directrices, des prescriptions techniques ou qualitatives pour des produits, services ou pratiques, et ce dans le respect de l\u2019int\u00e9r\u00eat g\u00e9n\u00e9ral\u00a0\u00bb. <strong>Elle est le fruit d\u2019une co-production entre les entreprises qui proposent des services et des produits et les clients qui cherchent \u00e0 obtenir les meilleures garanties<\/strong>. Toute organisation peut ou non l\u2019utiliser et s\u2019y r\u00e9f\u00e9rer. \u00ab\u00a0Plus l\u2019entreprise peut justifier de l\u2019obtention de normes, plus le client la respecte et lui fait confiance\u00a0\u00bb, assure Philippe Rocuet.<\/p>\n<p>Les normes constituent donc un instrument privil\u00e9gi\u00e9 tant pour les prestataires professionnels que pour les clients en qu\u00eate de <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/accueil\/qui-sommes-nous\/certifications-agrements\/\">gage de qualit\u00e9<\/a>. Elles permettent notamment d\u2019identifier et de diff\u00e9rencier les services propos\u00e9s par les diff\u00e9rents prestataires pour un service ou un produit donn\u00e9 et favorisent donc une concurrence loyale. Les normes pr\u00e9munissent \u00e9galement les clients contre les prestations non conformes. C\u00f4t\u00e9 prestataires, elles leur permettent d\u2019exercer leur activit\u00e9 en s\u2019appuyant sur des prescriptions techniques clairement d\u00e9finies et favorisent ainsi la communication entre eux et les clients.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 class=\"bpost\">Des normes incontournables<\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-2637 alignleft\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/pas-stockage-physique-darchives.jpg\" alt=\"PAS stockage physique d'archives\" width=\"304\" height=\"202\" \/><strong>Pro Archives Systemes<\/strong>, filiale du Groupe MOBILITAS, a ainsi \u00e9t\u00e9 <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/Certificat-norme-NF-Z40-350.pdf\">l\u2019un des premiers groupes<\/a> \u00e0 obtenir la norme <a href=\"https:\/\/www.boutique.afnor.org\/norme\/nf-z40-350\/archivage-prestations-d-archivage-et-de-gestion-externalisee-de-documents-service-et-mise-en-oeuvre-des-prestations\/article\/762553\/fa161132\">AFNOR NF Z 40-350<\/a>, cr\u00e9\u00e9e en 2001. Elle porte sur les prestations d&rsquo;archivage et de gestion externalis\u00e9e des documents comme les enl\u00e8vements des archives, les inventaires, les modalit\u00e9s de conservation ou encore la gestion des communications.<\/p>\n<p>Elle a \u00e9t\u00e9 \u00e9labor\u00e9e \u00e0 l\u2019initiative de <a href=\"http:\/\/archives-page.com\/\">l\u2019association PAGE<\/a> (Association des prestataires en archivage et gestion externalis\u00e9e) dans le cadre d&rsquo;une commission de normalisation regroupant des entreprises d&rsquo;archivage, des experts des questions archivistiques, comme la direction des archives de France et l&rsquo;Association des archivistes fran\u00e7ais, et des archivistes d&rsquo;\u00e9tablissements publics et d&rsquo;entreprises. Elle vise \u00e0 engager la profession dans <strong>une d\u00e9marche g\u00e9n\u00e9rale de qualit\u00e9<\/strong>. Une nouvelle version de cette norme, demand\u00e9e dans tous les appels d\u2019offres, m\u00eame publics, doit voir le jour en 2021.<\/p>\n<p>Toujours dans le domaine de l\u2019archivage physique, la norme <a href=\"https:\/\/www.iso.org\/fr\/iso-9001-quality-management.html\">ISO 9001<\/a> est importante. Elle d\u00e9finit les crit\u00e8res applicables \u00e0 un syst\u00e8me de management de la qualit\u00e9. Elle repose sur un certain nombre de principes, comme une forte orientation client, la motivation et l\u2019engagement de la direction envers la qualit\u00e9 ou encore une approche processus. <strong>\u00ab\u00a0Indicateurs qualit\u00e9, contrats de partenariat avec le client, clause de r\u00e9versibilit\u00e9 ou encore respect du RGPD sont autant d\u2019\u00e9l\u00e9ments que doivent respecter les entreprises qui d\u00e9tiennent cette norme\u00a0\u00bb<\/strong>, compl\u00e8te Philippe Rocuet. Pro Archives Syst\u00e8mes la d\u00e9tient depuis 1996 et est pass\u00e9 sous la version ISO 9001-2015 en octobre 2016, pour ses activit\u00e9s de conception, d\u00e9veloppement, conseil en organisation et prestations en archivistique et archivage, num\u00e9risation et indexation documentaire.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 class=\"bpost\">Une n\u00e9cessit\u00e9 de certifier face aux enjeux soci\u00e9taux<\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-2637 alignleft\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/afaq-14001-certification.jpg\" alt=\"AFAQ 14001 Certification\" width=\"113\" height=\"104\" \/>La pr\u00e9servation de l\u2019environnement faisant partie des pr\u00e9occupations de chaque entreprise, il est possible d\u2019obtenir la <strong>norme environnementale<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.iso.org\/fr\/iso-14001-environmental-management.html\">ISO 14001<\/a>. Elle repose sur le principe d\u2019am\u00e9lioration continue de la performance environnementale de l\u2019entreprise par la <strong>maitrise des impacts li\u00e9e \u00e0 l\u2019activit\u00e9<\/strong>. \u00ab\u00a0Si l\u2019obtenir repr\u00e9sente un fort investissement de la part de l\u2019entreprise, elle est devenue une norme inh\u00e9rente au m\u00e9tier d\u2019archivage\u00a0\u00bb, assure Philippe Rocuet.<\/p>\n<p>Sur le plan de la s\u00e9curit\u00e9, la norme <a href=\"https:\/\/www.iso.org\/fr\/isoiec-27001-information-security.html\">ISO 27001<\/a> <strong>certifie un syst\u00e8me d\u2019information<\/strong>. Elle sp\u00e9cifie les exigences relatives aux syst\u00e8mes de management de la <strong>s\u00e9curit\u00e9 des informations<\/strong> (SMSI) et facilite le management de la <strong>s\u00e9curit\u00e9 d\u2019actifs sensibles<\/strong> tels que les donn\u00e9es financi\u00e8res, les documents de propri\u00e9t\u00e9 intellectuelle, les donn\u00e9es relatives au personnel ou les informations confi\u00e9es par des tiers.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 class=\"bpost\">Valeur probante et archivage num\u00e9rique<\/h2>\n<p>Face au d\u00e9veloppement de <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\/nos-solutions\/numerisation-documents\/\">l\u2019archivage num\u00e9rique<\/a>, de nombreuses normes ont aussi vu le jour et ont \u00e9t\u00e9 rapidement adopt\u00e9es par les entreprises comme gage de qualit\u00e9. La norme <a href=\"https:\/\/www.boutique.afnor.org\/norme\/nf-z42-026\/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-documents-sur-support-papier-et-controle-de-ces-prestatio\/article\/874692\/fa187367\">NF Z 42-026<\/a> porte sur la d\u00e9finition et les sp\u00e9cifications des <strong>\u00ab prestations de num\u00e9risation fid\u00e8le de documents \u00bb.<\/strong> Elle pr\u00e9cise les conditions dans lesquelles doit \u00eatre num\u00e9ris\u00e9 un document afin de permettre une \u00e9quivalence entre le support papier et le format num\u00e9rique. Cette certification permet d\u2019avoir une cha\u00eene de <strong>num\u00e9risation approuv\u00e9e et de donner valeur probante aux documents<\/strong>.<\/p>\n<p>La mise en \u0153uvre d\u2019un syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique \u00e9tant une op\u00e9ration complexe, la norme <a href=\"https:\/\/www.boutique.afnor.org\/norme\/nf-z42-013\/archivage-electronique-recommandations-et-exigences\/article\/927502\/fa197009\">NF Z 42-013<\/a> propose d\u2019en <strong>exposer les bonnes pratiques<\/strong> afin de construire une solution robuste, qui assurera la conservation des actifs informationnels de l\u2019entreprise en toute s\u00e9curit\u00e9. Elle d\u00e9taille un ensemble d\u2019exigences et de recommandations fonctionnelles, organisationnelles et d&rsquo;infrastructure pour la conception et l&rsquo;exploitation d&rsquo;un syst\u00e8me d&rsquo;archivage \u00e9lectronique (SAE). R\u00e9vis\u00e9e en 2020, elle touche \u00e0 des sujets comme les fonctions de l\u2019archivage \u00e9lectronique, le versement des documents ou encore l\u2019interop\u00e9rabilit\u00e9 du SAE.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 class=\"bpost\">Des bonnes pratiques ancr\u00e9es<\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-2637 alignright\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/Pro-Archives-Systemes-Logo.jpg\" alt=\"AFAQ 14001 Certification\" width=\"167\" height=\"168\" \/>\u00ab D\u00e9tenir ces deux normes sur l\u2019archivage num\u00e9rique constitue un co\u00fbt, mais fait une vraie diff\u00e9rence de sup\u00e9riorit\u00e9 sur le march\u00e9 \u00bb, pr\u00e9cise Philippe Rocuet. \u00ab D\u2019ici \u00e0 dix ans, les tiers archivistes en auront besoin pour donner une image d\u2019un engagement soci\u00e9tal fort aupr\u00e8s des clients \u00bb.<\/p>\n<p>Apr\u00e8s plus de 10 ans d\u2019engagement Qualit\u00e9, les bonnes pratiques sont d\u00e9sormais ancr\u00e9es dans les activit\u00e9s op\u00e9rationnelles quotidiennes des \u00e9quipes de <strong>Pro Archives Systemes<\/strong>. Un engagement qui permet de fournir des services de gestion des archives toujours plus innovants et performants \u00e0 leurs clients. Pour Philippe Rocuet, l\u2019essentiel se r\u00e9sume en une phrase\u00a0: <strong>\u00ab\u00a0leur satisfaction est au c\u0153ur de nos priorit\u00e9s\u00a0\u00bb<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Vous avez besoin d\u2019un accompagnement ou besoin de conseils pour pr\u00e9parer votre archivage ? Vous pouvez contacter Pro Archives Syst\u00e8mes pour vos solutions physiques et num\u00e9riques\u00a0: Philippe Rocuet, <a href=\"mailto:p.rocuet@proas.fr\">p.rocuet@proas.fr<\/a> <\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Gagner en comp\u00e9titivit\u00e9 et faire reconna\u00eetre les bonnes pratiques constituent des arguments essentiels pour attirer et rassurer les clients. <br \/>Dans le domaine de l\u2019<style=\"font-size:18px; \" <a href=\"https:\/\/www.proarchives-systemes.fr\">archivage<\/a><\/style>\n<p>, les normes et certifications deviennent des crit\u00e8res indispensables. <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":3245,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":"","wds_primary_category":0},"categories":[64],"tags":[],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3291"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3291"}],"version-history":[{"count":25,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3291\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3340,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3291\/revisions\/3340"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3245"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3291"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3291"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.mobilitas.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3291"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}