Entreprises, pourquoi faut-il penser à archiver vos documents dès maintenant ? Après, il sera trop tard !

À l’heure où les clients attendent toujours plus de rapidité et de réactivité, les entreprises doivent savoir répondre avec agilité. Retrouver une archive ne doit pas être une difficulté et ne doit pas entamer la productivité de l’entreprise. Les sociétés ont donc tout intérêt à archiver leurs documents et à le faire de manière réfléchie.

« Quand on dirige une entreprise, on le fait en bon père de famille et cela engendre à la fois des droits et des devoirs », affirme Samuel Mergui, Directeur Général du pôle Archivage AGS. Des devoirs de transmission de l’information active, de l’information quotidienne (comme les fiches de salaire, les factures ou les propositions clients) ou encore des devoirs envers les dossiers médicaux des patients des hôpitaux ou les dossiers d’assurance ou de crédits. Car parmi les secteurs qui conservent le plus de documents, ceux de la Santé et de la Banque-Assurance arrivent en tête.

 

Des enjeux juridiques, financiers et historiques

Bien loin du simple stockage, l’archivage devient une nécessité vitale pour les entreprises confrontées à des enjeux toujours plus multiples. D’abord, juridiquement parlant, les documents doivent faire l’objet d’une durée de conservation légale. Sur le plan de la sécurité ensuite, les groupes doivent veiller à la préservation des informations contenues dans les archives et au maintien de la confidentialité. Et du point de vue financier, archiver ses documents engendre de réels gains de place, supprime des coûts et permet donc d’améliorer la productivité de l’entité.

Mais nous ne pouvons pas parler de l’archivage sans parler du poids et de l’importance de l’histoire. La mémoire d’une entreprise a une grande valeur et constitue sa richesse. Les marques ont une valeur patrimoniale incontestée mais aussi une véritable valeur marchande. Or une marque sans histoire, sans passé valorisé et valorisable est comme une coquille vide. « Une entreprise qui veut croitre ne peut le faire que par rapport à un business plan qui ne peut être basé que sur l’expérience déjà acquise et sur une mémoire conservée. Il faut prendre soin de sa mémoire pour éviter la disparition d’une entreprise », assure Samuel Mergui.

 

Instaurer une vraie politique d’archivage

Face à tous ces enjeux, les entreprises doivent certes archiver leurs documents, mais surtout mettre en place une vraie politique d’archivage. « Bien archiver ses documents constitue un avantage concurrentiel important dans un monde où les gens veulent de l’agilité et une réponse toujours plus rapide, souligne le Directeur Général du pôle Archivage AGS. La notion de temps n’est plus la même et il faut savoir s’y adapter pour fidéliser les clients ».

Bien archiver, c’est retrouver facilement un document bien classé et donc gagner du temps, c’est éliminer les doublons et réduire l’espace d’archivage, c’est réduire les coûts de conservation et garantir une intégrité physique de tous les documents archivés.

 

À chaque entreprise sa politique d’archivage

Chaque métier ou industrie a ses spécificités propres. Lorsqu’une entreprise décide de revoir l’organisation de ses archives un travail de compréhension et d’audit est essentiel. Adaptée à chaque entreprise, la politique d’archivage doit garantir une gestion efficace, pérenne et complète des documents. L’entité doit à la fois classer et garder à disposition tous les éléments utiles à son activité, et à la fois conserver une archive pour avoir une visibilité sur le long terme.

« Nous accompagnons les entreprises à réfléchir à la meilleure manière d’appréhender leurs archives, et les conseillons sur le choix des solutions à mettre en œuvre pour que leur archivage soit le plus efficace et le plus efficient possible », précise Samuel Mergui.

Parmi les outils à la disposition des entreprises, nous proposons de l’archivage physique, dans des Centres de Conservation hautement sécurisés, et numérique via un système d’archivage électronique (SAE), destiné à conserver dans un espace sécurisé des documents à valeur probante. Toute entreprise quelle que soit sa taille peut se faire accompagner et opter pour une solution personnalisée en fonction du type d’archives à conserver et de son volume d’archives. Alors, prêts ? Archivez !

Si vous avez des questions, nous sommes là pour y répondre et vous accompagner : nos archivistes sont à votre disposition.

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