Archiver, pour combien de temps ?

Connaissez-vous bien les délais de conservation ? Evitez les conséquences préjudiciables

Cinq, dix, vingt ou quarante ans ? Vous vous demandez pendant combien de temps vous devez conserver vos documents en tant que chef d’entreprise ou simple particulier. Vous avez raison, car si la règle des cinq ans s’applique dans de nombreux cas, il existe un très grand nombre d’exceptions à bien connaître pour éviter tout impair.

Gérer son entreprise en bon père de famille demande une forte rigueur et de bien connaître les durées de conservation des documents archivés. Tout professionnel gérant les documents d’une institution privée ou publique doit être mesure de ressortir un bulletin de salaire d’un collaborateur, un contrat immobilier ou une facture fournisseur si la justice ou l’administration fiscale le lui demande et ainsi démontrer sa bonne foi.

Si les délais de conservation varient en fonction de la nature des pièces, depuis la loi du 17 juin 2008 réformant la prescription en matière civile, le délai de conservation de droit commun des documents a été ramené à cinq ans. Mais son application connaît bien des exceptions. Dans le monde de l’entreprise par exemple, il est essentiel de connaître quelques règles élémentaires de conservation des documents.

90 ans pour la gestion des collaborateurs

Sur le plan RH, par exemple, les dossiers collaborateurs doivent être gardés pendant 90 ans. Dossiers de recrutement avec CV et lettre de candidature, dossier de rupture de contrat avec lettre de démission, de licenciement ou encore indemnités, dossier de rémunération des salariés avec le relevé des heures effectuées, les primes diverses versées ou encore les bulletins de salaire sont concernés par ce délai.

De même, tout ce qui touche à la gestion de la carrière, comme les demandes de détachement ou les changements d’affectation ou les bilans de compétences doivent être conservés 90 ans par l’entreprise. « L’occasion pour le gérant d’être en mesure de délivrer à nouveau l’un de ces documents à un des salariés après son départ en retraite ou un départ tout court, précise Philippe Rocuet, Directeur Général de Pro Archives Systèmes. C’est son rôle en tant que bon gestionnaire et cela fait partie de la gestion des risques ».

Des délais spécifiques pour la comptabilité et la fiscalité

Du côté de la comptabilité et des finances, les bilans et clôtures d’exercice doivent rester entre les mains de l’entreprise pendant 10 ans. Les inventaires, les états de stocks, les justificatifs des comptes, le Grand-Livre ou encore les comptes de résultat, aussi. Attention néanmoins, sur le plan bancaire, le délai de conservation passe à cinq ans, comme le droit commun, pour les bordeaux de remises de chèque, les relevés de compte, les autorisations de découvert ou encore les ordres de virement.s

En matière fiscale, l’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans […] ». Sont alors concernés au premier chef l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

En matière patrimoniale, l’entreprise doit conserver les actes notariés, les dossiers de copropriétés et tout ce qui touche à la relation avec le syndic pendant une durée de 30 ans. Les dossiers de location sont gardés seulement deux ans.

Dans le domaine de l’assurance, l’entreprise doit veiller à conserver le contrat, les quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation pendant deux ans à compter de la date du document. Quant aux déclarations en douane, elles doivent être conservées pour une durée de trois ans.

Des délais plus longs dans le secteur de la santé

Les institutions du domaine de la santé doivent connaître d’autres typologies de délais. Les documents liés aux patients dits « standard » doivent rester dans les cartons de l’institution pendant 20 ans. Que ce soit une lettre de consultation, un compte-rendu hospitalier, un bilan d’examen de laboratoire ou une fiche d’anesthésie, le centre médical a une obligation de conservation vicennale. Par contre, les dossiers de transfusion sanguine doivent être gardés 40 ans, ceux des laboratoires 30 ans et ceux des autopsies 20 ans.

En cas de non-respect des durées de conservation, l’entreprise peut être lourdement sanctionnée. Par exemple, dans le cas de documents fiscaux, l’article 1734 du Code général des impôts stipule qu’une « amende de 10 000 euros est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits ».

Et du côté des particuliers ?

Si les entreprises sont concernées par ces durées exceptionnelles de conservation, les particuliers le sont tout autant. Tout ce qui touche à la famille doit être gardé de manière permanente, de l’état civil à un jugement de divorce ou un contrat de mariage en passant par des diplômes ou un livret de famille.

Côté assurance, la règle des deux ans s’applique comme pour les entreprises pour les quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation et le contrat d’assurance. Les contrats d’assurance vie, eux, doivent être conservés dix ans par le bénéficiaire de l’assurance. Votre contrat de prêt immobilier doit être conservé deux ans.

Sur le plan domestique, attention, car vos factures d’eau, d’électricité et de gaz sont régies par la règle du droit commun (cinq ans), mais celles de téléphonie mobile et fixe et d’internet ne doivent être gardées que pour un délai d’un an. Vous pouvez donc commencer à trier vos documents. Si vous avez entrepris d’importants travaux de gros œuvre, pensez à conserver votre facture durant dix ans, contre deux ans pour les plus petits travaux.

Attention à l’échéance de la retraite

Dans le cadre de votre travail, là encore, soyez rigoureux. Vos bulletins de salaire, contrats et certificats de travail doivent être conservés jusqu’à la liquidation de votre retraite. Les attestations d’Assedic ou Pôle emploi doivent être conservées jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage. Elles sont utiles dans le cadre du calcul des droits à la retraite.

Enfin, la donne change sur le plan fiscal par rapport aux entreprises. Il faut conserver votre déclaration de revenus durant trois ans, ainsi que votre avis d’imposition. Pour tout ce qui touche aux impôts locaux, une seule année suffit.

Que vous soyez une entreprise ou un particulier, il est grand temps de vérifier que votre gestion documentaire soit optimisée pour éviter la perte ou la mauvaise conservation d’une archive. Pour s’assurer de ne jamais rien perdre et de vous retrouver dans l’ensemble de vos documents, les entreprises peuvent aussi opter pour des solutions de coffres forts électroniques. Ce service de stockage permet d’archiver de manière pérenne des données comme des factures, documents administratifs ou encore contrats. Bref, tout ce qui fait la vie de l’entreprise aujourd’hui et son patrimoine de demain. Le tout en toute sécurité. Alors prêts à archiver ? Partez !

Si vous avez des questions, nous sommes là pour y répondre et vous accompagner : nos archivistes sont à votre disposition

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